Proses Pengembangan Sistem

A.    ALASAN ADANYA PENGEMBANGAN SISTEM

Dengan seiringnya perkembangan jaman maka sebuah sistem tentu tidak selamanya dapat digunakan dengan baik. Untuk itu perlu ada perubahan terhadap sistem tersebut baik dengan cara memperbaiki sistem yang lama ataupun jika perlu untuk mengganti sistem yang lama. Ada beberapa hal yang mendasari hal tersebut, antara lain:

1.      Ada permasalahan pada sistem yang lama

Permasalahan yang dimaksud disini seperti adanya ketidakberesan pada sistem yang lama sehingga hasilnyapun tidak sesuai dengan yang diharapkan.

Contoh:

a.       Terdapat kesalahan-kesalahan baik yang disengaja ataupun tidak yang menyebabkan data pada suatu perusahaan tidak dapat terjamin kebenarannya, adanya kesempatan atau peluang anggota dari sistem tersebut untuk melakukan kecurangan. Permasalahan yang lain juga dapat disebabkan oleh pertumbuhan organisasi tersebut.

b.      Pada sebuah perusahaan perdagangan yang berkembang yang sebelumnya hanya sebatas dalam kota kini hingga nasional bahkan internasional. Pertumbuhan organisasi (perusahaan) memaksa sistem yang dimiliki sebelumnya harus disesuaikan dengan kebutuhan kerja dari perusahaan tersebut, misalnya transaksi yang sebelumnya bersifat konvensional kini lebih moderen dengan memanfaatkan internet.

2.      Untuk meraih kesempatan (opportunities)

Sebuah sistem harus diperbaiki atau dikembangkan juga disebabkan untuk meraih kesempatan dari suatu organisasi atau perusahaan. Misalnya pada tingkat manajer pada sebuah perusahaan dituntut untuk cepat menghasilkan suatu kebijakan agar perusahaan mendapatkan keuntungan yang lebih banyak, sehingga perusahaan tersebut memanfaatkan Sistem Pendukung Keputusan agar kebijakan yang didapat lebih cepat.

3.      Adanya intruksi-intruksi (directives)

Sistem harus diperbaharui atau dikembangkan juga disebabkan oleh faktor eksternal seperti pemerintah. Adanya kebijakan-kebijakan pemerintah memaksa sebuah perusahaan menggunakan sistem yang tidak bertentangan dengan kebijakan tersebut.

Pengembangan atau pembuatan sebuah sistem tentu tidak memakan biaya yang sedikit, sehingga organisasi harus secara bijak menentukan apakah sistem yang digunakan masih layak untuk dipakai atau sudah harus dikembangkan atau diganti. Beberapa indikator yang dapat digunakan untuk melihat sebuah sistem harus diperbaiki adalah : keluhan dari pelanggan, pengiriman barang yang sering tertunda, pembayaran gaji yang terlambat, ketidakberesan keuangan, persediaan barang yang terlalu tinggi, investasi yang tidak efisien, dll.

B.     TUJUAN PENGEMBANGAN SISTEM

Adapun pengembangan sistem ini betujuan dalam beberapa hal antara lain:

1.      Performance (kinerja), dapat diukur dengan 2 parameter yaitu throughput dan respon time. Throughput adalah banyaknya transaksi yang dapat dilakukan pada suatu saat tertentu. Respon time adalah waktu yang terbuang pada saat perpindahan proses transaksi. Jadi peningkatan kenerja bertujuan untuk meningkatkan jumlah transaksi dengan waktu yang secepat mungkin.

2.      Information (Informasi), peningkatan kualitas dari informasi tersebut. Tentu saja kualitas dari informasi ini akan menentukan kebijakan dari organisasi tersebut.

3.      Economy, meningkatkan keuntungan dengan biaya yang minimum.

4.      Control (pengendalian), Digunakan untuk mengontrol atau mendeteksi adanya kesalahan-kesalahan pada suatu sistem.

5.      Efficiency (efisiensi), berbeda dengan ekonomis yang bertitik berat pada keuangan, efisiensi disini adalah pemanfaatan sumber daya semaksimal mungkin.

6.      Service, peningkatan layanan oleh sebuah sistem.

C.     PRINSIP PENGEMBANGAN SISTEM

Beberapa prinsip yang harus digunakan pada saat pengembangan sistem adalah :

1.      Sistem digunakan untuk managemen

Ini adalah prinsip pokok yang harus diingat pada saat pengembangan sistem, karena tujuan akhir dari pengembangan sistem ini adalah mendukung kebutuhan yang diperlukan oleh pihak managemen.

2.      Sistem yang dikembangkan merupakan investasi modal besar

Pengembangan suatu sistem tentu memerlukan modal yang besar sehingga pengembangan sistem juga merupakan sebuah investasi untuk perusahaan itu sendri. Beberapa hal yang harus diperhatikan terhadap investasi modal adalah : semua alternatif yang ada harus diinvestigasi, dan investasi yang terbaik harus bernilai.

3.      Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik

Komponen utama dari sebuah sistem tentu saja orang yang menggunakan sistem tersebut. Jadi sistem yang baik tanpa didukung oleh sumber daya yang baik pula tentu tidak akan menghasilkan hasil yang optimal.

4.      Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dikerjakan pada saat pengembangan sistem

Untuk menyelesaikan pengembangan sistem harus terlebih dahulu mempersiapkan perencanaan yang baik dan waktu kerja yang ditentukan. Tahapan-tahapan kerja ini biasanya dapat dijelaskan pada daur hidup sistem. Siklus hidup sistem akan dibahas dipoin berikutnya.

5.      Proses pengembangan sistem tidak harus urut

Tidak selamanya pengembangan sistem harus dilakukan secara urut, bisa saja beberapa langkah dijalankan bersamaan. Tentu saja akan menghemat waktu dan memperhatikan hasil kerja agar tetap optimal.

6.      Tidak takut untuk membatalkan proyek.

Rancangan yang telah dibuat akan dilakukan analisa, dan jika pada tahap analisa tersebut ternyata rancangan tidak dapat dilanjutkan pada tahap implementasi karena suatu hal maka proyek tersebut harus dibatalkan. Tentu saja ini bertujuan untuk perusahaan/organisasi itu sendiri, agar tidak terjadi kerugian baik dari segi waktu dan tenaga ataupun masalah ekonomi.

7.      Dokumentasi

Dokumentasi sangat berguna untuk pengembangan sistem berikutnya. Dokumentasi seharusnya dilakukan dari awal pengembangan sistem sampai proses tersebut selesai dilakukan.

D.    SIKLUS, METODE DAN TEKNIK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Dalam pengembangan sistem informasi kita mengenal adanya siklus sistem informasi (life sycle). Pada perkembangan selanjutnya banyak profesional sistem informasi yang mengatakan bahwa siklus sistem informasi ini sudah tidak dapat dipergunakan lagi dan diganti kedudukannya dengan diperkenalkannya teknik-teknik dan metode pengembangan sistem informasi yang baru sedangkan sebagian lagi mengatakan bahwa siklus sistem informasi masih tetap ada dan keberadaannya dilengkapi dengan adanya teknik dan metode lainnya. Siklus, metode dan teknik pengembangan sistem informasi antara lain :

1.      Siklus (Life Cycle) dalam hal ini siklus Sistem Informasi adalah tahapan-tahapan dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam mengembangkan sistem informasi, tanpa memperhatikan sistem informasi jenis apa yang akan dibuat dan seberapa luas yang harus di hasilkannya.

a.       Sistem Development Life Cycle (SDLC)

SDLC adalah salah satu metode pengembangan sistem informasi yang populer pada saat sistem informasi pertama kali berkembang.

SDLC adalah tahapan-tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh analis sistem dan programmer dalam membangun sistem informasi. SDLC juga merupakan alat untuk manajemen proyek yang bisa digunakan untuk merencanakan, memutuskan dan mengontrol proses pengembangan sistem informasi. Langkah yang digunakan meliputi :

1.      Melakukan survei dan menilai kelayakan proyek pengembangan    sistem     informasi

2.      Mempelajari dan menganalisis sistem informasi yang sedang berjalan

3.      Menentukan permintaan pemakai sistem informasi

4.      Memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling baik

5.      Menentukan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software)

6.      Merancang sistem informasi baru

7.      Membangun sistem informasi baru

8.      Mengkomunikasikan dan mengimplementasikan sistem informasi baru

9.      Memelihara dan melakukan perbaikan/peningkatan sistem informasi baru bila diperlukan

2.      Teknik (Technique) adalah pendekatan bagaimana menggunakan alat-alat dan peraturan-peraturan yang melengkapi satu atau lebih tahapan-tahapan dalam siklus pengembangan sistem informasi.

a.       Teknik Terstruktur

Teknik terstruktur, merupakan pendekatan formasi untuk memecahkan masalah-masalah dalam aktivitas bisnis menjadi bagian-bagian kecil yang dapat diatur dan berhubungan untuk kemudian dapat disatukan kembali menjadi satu kesatuan yang dapat dipergunakan untuk memecahkan masalah.

Dalam hubungannya dengan pengembangan sistem informasi dan software aplikasi sistem informasi, teknik terstruktur terbagi menjadi 5 yaitu :

1.      Pemrograman terstruktur adalah proses yang berorientasi kepada teknik yang digunakan untuk merancang dan menulis program secara jelas dan konsisten.

2.      Desain terstruktur merupakan salah satu proses yang beroirentasi teknik yang digunakan untuk memilah-milah program besar ke dalam hirarki modul-modul yang menghasilkan program komputer yang lebih kecil agar mudah untuk diimplementasikan dan dipelihara (dirubah).

3.      Analisis Terstruktur Modern merupakan teknik yang berorientasi kepada proses yang paling populer dan banyak digunakan dewasa ini.

4.      Pemodelan Data merupakan suatu teknik yang berorientasi kepada data dengan menunjukkan sistem hanya datanya saja terlepas dari bagaimana data tersebut akan diproses atau digunakan untuk menghasilkan informasi.

5.      Rekayasa Informasi merupakan perpaduan dari pemodelan data dan proses, juga memberikan penekanan baru terhadap pentingnya perencanaan sistem informasi.

3.      Metodologi adalah rincian secara menyeluruh dari siklus pengembangan sistem informasi yang mencakup; langkah demi langkah tugas dari masing-masing tahapan, aturan yang harus dijalankan oleh individu dan kelompok dalam melaksanakan tugas, standar kualitas dan pelaksanaan dari masing-masing tugas, teknik-teknik pengembangan yang digunakan untuk masing-masing tugas ini berkaitan dengan teknologi yang digunakan oleh pengembang. Macam-macam meodelogi antara lain :

a.       Metode Prototyping

Secara umum tujuan pengembangan sistem informasi adalah untuk memberikan kemudahan dalam penyimpanan informasi, mengurangi biaya dan menghemat waktu, meningkatkan pengendalian, mendorong pertumbuhan, meningkatkan produktifitas serta profitabilitas organisasi. Dalam beberapa tahun terakhir ini peningkatan produktifitas organisasi ini dibantu dengan berkembangnya teknologi komputer baik hardware maupun softwarenya. Tetapi tidak semua kebutuhan sistem informasi dengan komputer itu dapat memenuhi kebutuhan dan menyelesaikan masalah yang dihadapi organisasi. Keterbatasan sumber daya dan anggaran pemeliharaan memaksa para pengembang sistem informasi untuk menemukan jalan untuk mengoptimalkan kinerja sumber daya yang telah ada.

Karakteristik dari suatu sistem informasi manajemen yang lengkap tergantung dari masalah yang dihadapi, proses pengembangannya dan tenaga kerja yang akan dikembangkannya. Seiring dengan perkembangan permasalahan karena berubahnya lingkungan yang berdampak kepada perusahaan maka yang menjadi parameter proses pengembangan sistem informasi yaitu masalah yang dihadapi, sumber daya yang tersedia dan perubahan, sehingga hasil pengembangan sistem informasi manajemen baik yang diharapkan oleh perorangan maupun oleh organisasi turut berubah.

Perubahan tersebut pada akhirnya menimbulkan ketidakpastian dan menambah kompleks/rumit masalah yang dihadapi oleh para analis sistem informasi. Metode tradisional seperti SDLC dianggap tidak lagi mampu memenuhi tantangan perubahan dan kompleksnya masalah yang dihadapi tersebut. Sekitar awal tahun delapan puluhan, para profesional dibidang sistem informasi memperkenalkan satu metode pengembangan sistem informasi baru, yang dikenal dengan nama metode prototyping.

Metode prototyping sebagai suatu paradigma baru dalam pengembangan sistem informasi manajemen, tidak hanya sekedar suatu efolusi dari metode pengembangan sistem informasi yang sudah ada, tetapi sekaligus merupakan refolusi dalam pengembangan sistem informasi manajemen. Metode ini dikatakan refolusi karena merubah proses pengembangan sistem informasi yang lama (SDLC).

Menurut literatur, yang dimaksud dengan prototipe (prototype) adalah ”model pertama”, yang sering digunakan oleh perusahaan industri yang memproduksi barang secara masa. Tetapi dalam kaitannya dengan sistem informasi definisi kedua dari Webster yang menyebutkan bahwa ”prototype is an individual that exhibits the essential peatures of later type”, yang bila diaplikasikan dalam pengembangan sistem informasi manajemen dapat berarti bahwa Prototipe tersebut adalah sistem informasi yang menggambarkan hal-hal penting dari sistem informasi yang akan datang. Prototipe sistem informasi bukanlah merupakan sesuatu yang lengkap, tetapi sesuatu yang harus dimodifikasi kembali, dikembangkan, ditambahkan atau digabungkan dengan sistem informasi yang lain bila perlu.

Dalam beberapa hal pengembangan software berbeda dengan produk-produk manufaktur, setiap tahap atau fase pengembangan sistem informasi merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari seluruh proses yang harus dilakukan. Proses ini umumnya hanya untuk satu produk dan karakteristik dari produk tersebut tidak dapat ditentukan secara pasti seperti produk manufaktur, sehingga penggunaan ”model pertama” bagi pengembangan software tidaklah tepat. Istilah prototyping dalam hubungannya dengan pengembangan software sistem informasi manajemen lebih merupakan suatu proses bukan prototipe sebagai suatu produk. Tahapan-tahapan metode prototyping antara lain:

1.      Pengumpulan Kebutuhan

Pelanggan dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat.

2.      Membangun Prototyping

Membangun prototyping dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian kepada pelanggan (misalnya dengan membuat input dan format output).

3.      Menggunakan Sistem

Evaluasi ini dilakukan oleh pelanggan apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginann pelanggan.

4.      Mengkodekan Sistem

Dalam tahap ini prototyping yang sudah di sepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai.

5.      Menguji Sistem

Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan. Pengujian ini dilakukan dengan White Box, Black Box, Basis Path, pengujian arsitektur dan lain-lain.

6.      Evaluasi Sistem

Pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan.

7.      Evaluasi Protoptyping

Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima pelanggan siap untuk digunakan.

Jenis-jenis prototyping  meliputi :

1.      Feasibility prototyping – digunakan untuk menguji kelayakan dari teknologi yang akan digunakan untuk sistem informasi yang akan disusun.

2.      Requirement prototyping – digunakan untuk mengetahui kebutuhan aktivitas bisnis user.

3.      Desain Prototyping -  digunakan untuk mendorong perancangan sistem informasi yang akan digunakan.

4.      Implementation prototyping – merupakan lanjytan dari rancangan protipe, prototype ini langsung disusun sebagai suatu sistem informasi yang akan digunakan.

b.      Metode Rapid Application Development (RAD)

RAD adalah penggabungan beberapa metode atau teknik terstruktur. RAD menggunakan metode prototyping dan teknik terstruktur lainnya untuk menentukan kebutuhan user dan perancangan sistem informasi

Proses pengembangan SI menurut metode ini, meliputi :

1.      Mempelajari apakah proyek pengembangan sistem memenuhi kriteria

2.      Mempelajari aktivitas bisnis perusahaan, menentukan area bisnis serta fungsi yang menjadi prioritas

3.      Membuat model dari fungsi-fungsi yang menjadi prioritas

4.      Memilih protype mana yang direview

5.      Implementasi Sistem Informasi

c.       Metode Soft Sistem

Metode soft sistem  memiliki tahapan-tahapn proses untuk menangani masalah-masalah dalam kehidupan sehari-hari, yang berdampak pada organisasi. Tahapan tersebut meliputi :

1.      Masalah relatif bagi setiap orang; masalah tidak terstruktur

2.      Menyusun problematique diagram dan rich picture

3.      Menyusun konsep model terdiri dari SI dan strategi yang mungkin digunakan

4.      Membandingkan antara masalah dalam tahap dua dengan model pada tahap tiga diatas

5.      Diskusi untuk menghasilkan suatu SI dan strategi yang sesuai dengan kultur yang ada

6.      Menyusun Proposal, strategi dan taktik untuk menyelesaikan masalah

d.      Metode Joint Application Development (JAD)

JAD merupakan suatu kerjasama yang terstruktur antara pemakai sistem informasi, manajer dan ahli sistem informasi untuk menentukan dan menjabarkan permintaan pemakai, teknik yang dibutuhkan dan unsur rancangan eksternal

Tujuan JAD adalah memberi kesempatan kepada user dan manajemen untuk berpartisipasi secara luas dalam siklus pengembangan sistem informasi.

E.     MODEL SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM

1.      Model Waterfall

Model ini merupakan model satu arah yang dimulai dari tahap persiapan sampai perawatan. Tahapan ini meliputi perencanaan, mendisain sistem, implementasi, verifikasi dan perawatan. Perencanaan adalah tahap mendefinisikan masalah dan menentukan pekerjaan apa yang harus dilakukan, siapa yang mengerjakan dan kapan dikerjakan. Tahap berikutnya adalah disain. Tahap ini bertujuan untuk mendisain permasalahan sesuai dengan masalah yang telah didefinisikan. Berikutnya adalah implementasi, merupakan penerapan dari disain yang dibuat. Setelah disain diimplementasi maka berikutnya adalah verifikasi dan penerapan. Tahap ini merupakan tahapan yang paling besar dalam pembiayaannya, karena selama sistem tersebut masih dipakai maka pembiayaan masih ada.

2.      Model Interative

Perbedaan yang paling terlihat antara model waterfall dengan model intertif ini adalah proses kerja pengembangan sistem tersebut. Jika pada waterfall satu arah, sedangkan pada iteratif terdapat testing dan evaluasi yang menguji apakah aplikasi tersebut masih dapat digunakan atau tidak. Jika sistem tersebut ternyata tidak baik untuk digunakan lagi maka akan dilakukan identifikasi masalah lagi dan kembali untuk dikembangkan.

3.      Model Spiral

Model spiral juga dikenal dengan model siklus hidup spiral, adalah siklus hidup pengembangan sistem (SDLC) yang digunakan di Teknologi informasi. Model ini adalah kombinasi antara model prototipe dan model waterfall.

Langkah-langkah pada model ini antara lain: • Inisialisasi masalah baik dari faktor eksternal maupun internal • Disain awal untuk membuat sistem baru • Disain yang telah dibuat kemudian dibuatkan prototipe pertamanya. • Prototipe kedua berisi beberapa prosedur antara lain :(1) mengevaluasi prototipe pertama dalam hal ini mencari kelemahan dan resikonya,(2) mencari kebutuhan protoripe yang kedua,(3) mendisain dan merencanakan prototipe yang kedua,(4) membuat dan menguji prototipe yang kedua. • Projek dapat dibatalkan jika resiko untuk pelaksanaannya besar. • Prototipe yang baru dievaluasi dengan cara yang sama seperti yang telah dijelaskan di atas. • Langkah sebelumnya terus dilakukan sampai prototipe yang dihasilkan sesuai dengan tujuan. • Hasil akhir adalah prototipe yang telah disaring sesuai dengan kebutuhan dan tujuan.

F.      KESIMPULAN

Dalam pengembangan sistem dilakukan saat adanya kendala baik dari permasalahan sistem yang ada, keluhan user, dan tidak efisiensinya kinerja. Terdapat beberapa proses pengembangan sistem mulai dari yang tradisional yaitu SDCL dari macam siklus sistem informasi, penggunaan teknik terstrukur dan beberapa metodologi seperti metode prototyping, metode Rapid Application Development (RAD), metode soft sistem, metode Joint Application Development (JAD). Dengan beberapa model siklus hidup pengembangan sistem antara lain model waterfall, model interative dan model spiral. Dari berbagai model pengembangan sistem informasi di atas, maka proses dari pengembangan sistem yang utama adalah analisis sistem, desain sistem dan implementasi sistem. Tahap perawatan sistem sebenarnya juga merupakan tahapan setelah pengembangan sistem selesai dilakukan dan sistem telah dioperasikan.